Van Key2 naar Centric SaaS: wat u vooraf moet regelen

Centric verplaatst zijn portfolio voor gemeenten stap voor stap naar SaaS. Voor veel gemeenten komt daarmee een migratie op de planning die groter is dan hij lijkt. De applicatie blijft herkenbaar, maar alles eromheen verandert: waar de data staat, hoe gebruikers inloggen, hoe koppelingen lopen en wie waarvoor verantwoordelijk is. Een overstap naar SaaS is geen update, het is een verhuizing. Dit zijn de zeven onderwerpen die u vooraf op orde wilt hebben.

1. Inventariseer alle koppelingen

Begin met een lijst van alles wat met de applicatie praat: de BRP-aansluiting, datadistributie, het zaaksysteem, de financiële administratie, het DMS, de belastingapplicatie, rapportagetools en eventuele eigen scripts of exports. Noteer per koppeling de richting, het protocol en de eigenaar. In de praktijk blijken er altijd meer koppelingen te zijn dan iedereen dacht, en juist de vergeten koppeling zorgt na de migratie voor de storing.

2. Ruim de data op vóór de overstap

Een migratie neemt alles mee, ook wat al jaren fout staat. Draai vooraf controles op dubbele records, lege verplichte velden, verlopen autorisaties en afgesloten zaken die nog openstaan. Doe een proefconversie en laat key-users de uitkomst beoordelen. Wat u nu opruimt, hoeft u straks niet in een nieuwe omgeving uit te zoeken.

3. Regel identiteit en toegang

In een SaaS-omgeving loggen gebruikers meestal in via uw eigen identiteitsvoorziening, bijvoorbeeld Entra ID met single sign-on en meerfactorauthenticatie. Dat vraagt om een schone gebruikersadministratie en een actuele autorisatiematrix: wie mag wat, en wie keurt dat goed? Neem dit moment ook om oude accounts en generieke logins op te ruimen. De SaaS-migratie is een natuurlijk moment om toegang opnieuw te beleggen volgens uw BIO-uitgangspunten.

4. Controleer netwerk en werkplek

De applicatie draait straks buiten uw eigen datacenter. Controleer of uw netwerk en werkplekken daar klaar voor zijn: welke adressen moeten worden toegestaan, werken printers, scanners en kaartlezers nog, en zijn certificaten en browserinstellingen in orde? Test dit op een echte balie-werkplek, niet alleen op de laptop van de beheerder.

5. Test per werkproces, niet per scherm

Maak testscripts per proces: een verhuizing verwerken, een aanslag opleggen, een uitkering uitbetalen, een bericht naar een ketenpartner versturen. Laat de mensen die het werk dagelijks doen die scripts uitvoeren. Overweeg een periode van schaduwdraaien waarin oud en nieuw naast elkaar bestaan, zodat u verschillen ziet voordat ze een burger raken.

6. Faseer de oude omgeving netjes uit

Na de overstap blijft de oude omgeving vaak maandenlang "voor de zekerheid" draaien. Spreek vooraf af wanneer hij uitgaat, hoe u de data archiveert conform de bewaartermijnen, welke licenties en contracten u beëindigt en wie de laatste controle doet. Een oude omgeving die stilletjes blijft draaien is een beveiligingsrisico en kost geld.

7. Plan met een einddatum

De grootste valkuil is een migratie zonder einde: wel begonnen, nooit afgerond, met een halve koppeling die "later" komt. Werk met een planning waarin elke fase een einddatum en een verantwoordelijke heeft, en waarin de laatste fase het uitzetten van de oude omgeving is. Zo wordt de overstap een project met een einddatum in plaats van een slepend traject.

Waar staat uw gemeente?

De meeste gemeenten weten globaal dat de SaaS-overstap eraan komt, maar hebben de koppelingen en de datakwaliteit nog niet in kaart. Dat is de plek om te beginnen, ruim voordat de leverancier een datum prikt. Wilt u dat overzicht snel hebben, dan is een quickscan van uw Centric-omgeving de kortste weg.